邀请媒体的请柬范文？如何邀请媒体

如何邀请媒体

大家都知道，很多公司都知道要大量地宣传自己的公司，才可获得更加多的业务量，只有少部分懂行的公司才会看准时机，大量的举办媒体见面会，新品发布会，参加各种展会等，这一个时刻如果可以邀请到当地权威的记者媒体到现场采访和后期恰当的宣传报导，定会起到事倍功半的作用。

但是，如果公司没有一定的人脉优势和相关经验，像这种商业发布会是很难邀请到记者到场的，更别说后期的宣传了，这时候就要找专业的媒体公关公司进行相关的媒体邀请服务，接下来小编就为大家提供分享一下通过媒体公关公司邀请报刊记者的具体流程，以方便提高大家的工作效率。

一、确定活动时间

提供准确的活动时间，这一个时间需要精确到时，例如2017年11月4日上午09:30，这样报刊记者心里有个数，会根据实际情况提前出发到达现场，不至于出现迟到的现象，有人为了让记者不迟到，把时间报早了30分甚至1个小时，这完全没必要，一般报刊记者都会提前20分钟左右到活动现场，时间完全充足。

二、确定活动地址

提供详细的活动地址，地点要精确到某某酒店或某某展位，例如广州琶洲国际会展中心A区1.2馆J19，这样报刊记者可直接到会场干活，而非到某个地方后再打电话给对接人，有些时候对接人一忙，或电话调的静音联系不上，报刊记者只有苦等，这样就有大也许会迟到，首先这样对报刊记者不尊重，其次还有大也许会直接影响活动效果。

三、提供新闻通稿

由于是商业活动，记者不负责撰稿，如果邀请互联网新闻媒体或报纸媒体，需要甲方提前准备正规合法的新闻通稿。互联网新闻媒体（如，新浪网）通稿字数一般1000字左右，可以配1-3张图片，平面媒体（如，南方都市报）一般200-300字左右。如果邀请视频媒体（如，腾讯视频）或电视台（如，广东电视台），需要甲方提前准备配音字幕稿还有重要人物名称和职务。

四、提供媒体邀请函

媒体邀请函可是图片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀请的话，媒体邀请函对记者是不是来参加活动起着极为重要的作用，但今天我们讲的是通过媒体公关公司邀请记者，如果以上三点都提供了，那么媒体邀请函可有可无，因为媒体公关公司是吃专业饭的，完全有这一个关系和能力帮你邀请到相关记者，但前提是你的活动必须正规合法。

五、拟邀请媒体

说出你想邀请的媒体类型（电视台，报纸杂志，视频媒体，互联网新闻媒体，网红直播，KOL），想邀请的媒体数量，让公关公司帮你确定。如果你不熟悉有哪些媒体，不知道邀请多少合适，你可给一个大概的预算和活动的规模人数，公关人士会根据经验和实际情况做最适合的匹配以保证活动效果。

六、确定合作媒体

以上信息提供给公关公司以后，一般当天就能确定好哪些媒体愿意参加活动并进行宣传报导，这一个时刻就要甲方根据实际情况走合同打款确定报刊记者了，一般提前一周比较合适，因为报刊记者每天的工作都是提前安排好的，如果临时确定，很可能记者已经被别的公司定了而不能答应你的活动。

七、活动流程对接

这一个流程需要提前让记者知道，最好记者到场之后给一份流程表给记者，因为报刊记者不会全程待在活动现场，如果是有需要采访环节的更要留意，采访时间不要安排在活动最后，因为记者采集到所需素材之后便会离开，以避免找不到记者采访。另外，采访还需要甲方提前提供采访稿，以避免记者提的问题受访人答不上的尴尬处境。

八、媒体到场接待

如果不是特别大规模的发布会活动，媒体公关人士不会亲自到场，但是会指定一个记者作为领头人带领其他报刊记者一并到场，甲方最好是专门派一个负责接待的人相互存下电话号码以方便及时沟通。双方碰面后，如果有其他交代可以当场协商，活动现场应为报刊记者安排座位和饮用水，报刊记者准备离开的时候最好能有一份伴手礼以增加好感，有利于后期的宣传和合作。

九、活动推广报导

活动结束以后，报刊记者回去原则上是按照甲方事先准备好的新闻通稿在对应的媒体上进行报导（电视台播放，报纸杂志刊登，视频上传，网媒发稿），但也有可能有部分媒体参加活动之后觉得内容或标题和实际活动不符合，会进行恰当的撰改和调整并不会提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新闻通稿里，需提前告知公关公司和记者协商。

十、合作反馈汇报

活动推广报导之后，媒体公关会对本次邀请的媒体进行宣传报导的信息进行整理汇总给甲方。电视台播放会提前通知甲方播放时间，让甲方留意收看，有部分电视台有网络播放链接可提供，视频媒体提供链接，互联网新闻媒体提供新链接和收录截图，报纸/杂志媒体有部分有网络链接提供，并且会寄至少一份样报/杂志给甲方，网红主播提供回放链接，KOL提供宣传链接。

留意事项

电视台和视频媒体不提供源视频，不接受提前给甲方看并且撰改；

报纸杂志媒体刊登一般都是文字内容为主，如需插图需提前协商；

部分媒体会对宣传内容进行恰当的撰改调整，并不会提前告知；

活动信息一经报导，不能撰改，不能删除，不可以在相同的媒体重复发布；

软文发布会邀请媒体要怎么做如何组织软文发布会邀请媒体

软文发布会邀请媒体方法有两种，自己邀请或找媒体公关。

软文发布会邀请媒体需要很多家的媒体，若想自己邀请媒体，你得有充足的媒体邀请渠道，一家家去找是个方法但十分繁琐，而且你也很难判断媒体的价值。找媒体公关来帮就相较容易，媒体渠道基本是一应俱全，媒体的选择、报价、流程甚至发布会策划都能和你协商做好。

你作为公司，你要通过邀请记者采访来进行信息推广，你得对曝光媒介、活动准备、核心信息、市场群体、推广支出有个全面的计划。

软文发布会邀请媒体，若是自己联系媒体让记者来，接下来安排好招待记者的一切准备，然后接受采访把自己想传达的信息说个痛快，最后做上自己想要上的新闻节目，这是很不容易的。所以你得找媒体公关帮忙，想邀约的媒体，想表达的资讯，想付出的开支，想达到的效果都能很详细地跟媒体公关职业人士商讨。现今国内的这行业已经比较成熟了，比较老牌的媒体公关平台有“中国媒体联盟”、“一叶传媒”、“环球智讯”之类，你可以去他们的网站上看一看，或直接问他们的客服。